YURI ALEXANDER LASCARRO SISTEMAS DE GESTIÓN


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1 INFORME DE AVANCES PLANES DE MEJORAMIENTO San José del Guaviare, 18 de julio de 2016

2 INFORME DE AVANCES PLANES DE MEJORAMIENTO Fernando Santamaría Luna Gerente Marlon López Sánchez Director de Planeación Cesar Alexander Gaitán Sub Gerente Área Financiero Andrés Fabián Amaya Sub Gerente Área Administrativa Vicente García Parra Sub Gerente Área Distribución Rahomir Rivas Sub Gerente Área Comercial y Mercadeo San José del Guaviare, 18 de julio de 2016

3 I. INTRODUCCION ENERGUAVIARE S.A E.S.P, es una Sociedad Anónima de capital mixto que presta el servicio público de energía, constituida mediante escritura pública y matriculada en la Cámara de Comercio de San José del Guaviare, inicia operaciones el 10/09/2001 con un capital autorizado de $ millones de pesos. Se rige para sus actos por el derecho privado y en lo demás a las estipulaciones de las sociedades y código de comercio; está vigilada por la Súper Intendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, como ente regulador esta la Comisión Reguladora de Energía y Gas CREG. La Empresa cuenta con una Junta Directiva conformada por (5) miembros principales y (5) suplentes elegidos para un periodo de (3) años, un Gerente o representante legal contratado para un periodo de (2) años a partir de su nombramiento. En temas de contratación cuenta con un reglamento interno de contratación, en su régimen presupuestal por tener un capital público que representa un porcentaje mayor a 90%, su manejo es similar al de las empresas industriales y comerciales del estado, quedando reglamentado su régimen en el Estatuto Interno de Presupuesto de la empresa. De conformidad al Registro Único de Prestadores de Servicios Públicos, RUPS, presta el servicio de energía eléctrica, con actividades de generación, distribución y comercialización en zonas no interconectadas y en el Sistema Interconectado nacional de comercialización y distribución. En aplicación a la Ley 142 de 1994 y a los Estatutos de Constitución, cuenta con un Plan de Gestión y Resultados PGR , el cual contempla la gestión que durante las tres vigencias debe efectuar la alta gerencia para que la empresa cumpla con su objeto social y direccionamiento estratégico; de igual manera, debe implementar un sistema de control interno integrado por el esquema de organización, métodos, principios, normas, procedimientos, mecanismos de verificación y evaluación para la Sociedad. Estos elementos al adoptarse deben procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la información y la administración de los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la Dirección de la empresa y en atención a las metas u objetivos previstos dentro de su visión y misión institucionales.

4 II. OBJETIVO DEL INFORME Presentar el informe de AVANCE de planes de mejoramiento suscritos por ENERGUAVIARE SA ESP con la Contraloría Departamental, vigencias evaluadas 2014 y III. ALCANCE DEL INFORME El seguimiento corresponde al segundo trimestre de 2016 vigencias evaluadas 2014, auditoria regular y 2015, auditoria especial. IV. ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA MISIÓN DE ENERGUAVIARE S.A. ESP ENERGUAVIARE SA ESP distribuye y comercializa energía eléctrica con altos estándares de calidad para satisfacer las necesidades de nuestros clientes. Nuestras actividades se desarrollan con criterios de rentabilidad y eficiencia, para garantizar la sostenibilidad empresarial y la generación del valor económico, con profundo respeto hacia nuestros usuarios, colaboradores y medio ambiente. VISIÓN DE ENERGUAVIARE SA ESP Ser reconocida para el 2020 como una empresa de distribución y comercialización de energía competitiva en la Amazo-Orinoquia Colombiana. Consolidada por sus iniciativas de modernización e incorporación de las mejores prácticas en sus procesos operativos, comerciales y financieros, basadas en el desarrollo del recurso humano y preservación del medio ambiente. OBJETIVOS DE LA EMPRESA 1. Comprar, vender y comercializar energía eléctrica o de otras fuentes. 2. Construir y explotar centrales y/o plantas generadoras de energía y subestaciones, líneas de transformación, transmisión y redes de distribución de energía eléctrica. 3. Crear o participar en la creación de nuevas empresas de servicios públicos o de carácter mercantil, cuyo objeto sea afín a ENERGUAVIARE S.A. E.S.P. 4. Adquirir, grabar y enajenar bienes muebles e inmuebles, corporales e incorporales y en general realizar todos los actos de comercio necesarios para el desarrollo del objeto social, tales como colocar o tomar dinero en mutuo, emitir, celebrar contratos de arrendamiento, prestación de servicios. 5. Vender, comercializar, distribuir electrodomésticos a los suscriptores o usuarios del servicio de energía eléctrica domiciliaria. 6. Vender, comercializar unidades de computadores de redes de datos, equipos de comunicaciones a entidades gubernamentales y no gubernamentales para el adelantamiento de programas educativos para la dotación y creación de aulas virtuales y salas de cómputo.

5 7. Aplicar en la facturación de los usuarios suscriptores de energía eléctrica domiciliaria, la venta de servicios convenidos con entidades públicas y privadas, respetando las directrices de facturación de la superintendencia de servicios públicos. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS 1. Garantizar la sostenibilidad económica de la empresa. 2. Implementar políticas de responsabilidad social empresarial. 3. Posicionar estratégicamente la imagen de la empresa. 4. Normalización y mejoramiento de los sistemas de transmisión regional y distribución local bajo estándares de calidad. 5. fortalecimiento y desarrollo empresarial. PRINCIPIOS CORPORATIVOS

6 ESTRUCTURA ORGANICA DE ENERGUAVIARE SA ESP MAPA DE PROCESOS

7 POLITICA DE CALIDAD YURI ALEXANDER LASCARRO ENERGUAVIARE SA ESP como empresa distribuidora y comercializadora de energía garantiza el cumplimiento de los requisitos legales, técnicos y contractuales, para satisfacer las necesidades de nuestros clientes con los más altos estándares de calidad. Contamos con personal competente, en constante comunicación y trabajo en equipo para identificar, analizar y eliminar todas aquellas actividades que no le agreguen valor a nuestro cliente, buscando la constante evaluación de cada uno de nuestros proveedores. Propendemos por la rentabilidad y eficacia a través de las mejores prácticas de operación y mantenimiento, con el fin de lograr la disponibilidad requerida y el mejoramiento continuo de los procesos. OBJETIVOS DE CALIDAD 1. Cumplir con el esquema de incentivos y compensaciones en el proceso de Distribución de la empresa. 2. Disminuir el margen de inconsistencias en las lecturas de medidores, implementando un sistema de lecturas en tiempo real. 3. Establecer mecanismos que permitan la compra de energía a precios competitivos. 4. Aumentar la satisfacción de los clientes a través de un excelente servicio de distribución y comercialización de energía. 5. Atender oportunamente los PQRS de nuestros clientes, con trato cordial y respetuoso. 6. Mejorar continuamente los procesos del SGC, a través de la evaluación y seguimiento en función del cumplimiento de la política de calidad. 7. Desarrollar el plan de reducción de pérdidas, que permita incrementar los ingresos. 8. Fortalecer el talento humano mediante una constante formación que permitan mejorar el desempeño de los trabajadores.

8 IV. PLANES DE MEJORAMIENTO SUSCRITOS CONTRALORIA DEPARTAMENTAL - Plan de Mejoramiento Auditoria Especial Contraloría Departamental vigencia Plan de Mejoramiento Auditoría Regular Contraloría Departamental vigencia V. HALLAZGOS AUDITORIAS AUDITORIA REGULAR 2014 AVANCE SEGUNDO TRIMESTRE 2015, - HALLAZGOS Y AVANCE 1. Descripción del Hallazgo El numeral 10 del Reglamento interno de contratación (Acuerdo JD 017) estableció los requisitos documentales mínimos para la elaboración de los contratos, para el caso el Certificado de Cámara de Comercio 01N fue expedido el 2 de octubre de 2014 el cual resulta extemporáneo frente a la fecha de suscripción del contrato y el certificado de aportes a seguridad social y parafiscales aparece con fecha de pago del 13 de noviembre de 2014, es decir no se aportó previamente a la elaboración y suscripción del contrato lo cual sucede con fecha 4 de noviembre de Elaboración y verificación de lista de chequeo con los requisitos establecidos en el numeral 10 del Reglamento Interno de Contratación, previo a la entrega de documentos en la Secretaría General y Jurídica para la elaboración de los contratos. Se elaboraron 34 contratos en el segundo trimestre del año 2016, los cuales se suscribieron teniendo en cuenta los requisitos mínimos establecidos en el Reglamento interno de Contratación y verificados mediante la lista de chequeo En la actualidad existe una lista de chequeo que permite la verificación de cada uno de los documentos que se deben allegar en la etapa precontractual y contractual adoptada como mecanismo de control interno por la Secretaria General y Jurídica y aplicada a los 34 contratos celebrados durante el trimestre. 2. Descripción del Hallazgo El numeral 10 del Reglamento interno de contratación (Acuerdo JD 017/13) estableció los requisitos documentales mínimos para la elaboración de los contratos, para el caso el Certificado de paz y salvo de aportes a seguridad social y parafiscal no fue aportado con la propuesta.

9 Elaboración y verificación de lista de chequeo con los requisitos establecidos en el numeral 10 del Reglamento Interno de Contratación, previo a la entrega de documentos en la Secretaría General y Jurídica para la elaboración de los contratos. Se elaboraron 34 contratos en el segundo trimestre del año 2016, los cuales se suscribieron teniendo en cuenta los requisitos mínimos establecidos en el Reglamento interno de Contratación y verificados mediante la lista de chequeo. En la actualidad existe una lista de chequeo que permite la verificación de cada uno de los documentos que se deben allegar en la etapa precontractual y contractual adoptada como mecanismo de control interno por la Secretaria General y Jurídica y aplicada a los 34 contratos celebrados durante el trimestre. 3-3A. Descripción del Hallazgo El numeral 10 del Reglamento interno de contratación (Acuerdo JD 017/13) estableció los requisitos documentales mínimos para la elaboración de los contratos, para el caso el Certificado de paz y salvo de aportes a seguridad social y parafiscal no fue aportado con la propuesta. Elaboración y verificación de lista de chequeo con los requisitos establecidos en el numeral 10 del Reglamento Interno de Contratación, previo a la entrega de documentos en la Secretaría General y Jurídica para la elaboración de los contratos. Se elaboraron 34 contratos en el segundo trimestre del año 2016, los cuales se suscribieron teniendo en cuenta los requisitos mínimos establecidos en el Reglamento interno de Contratación y verificados mediante la lista de chequeo. En la actualidad existe una lista de chequeo que permite la verificación de cada uno de los documentos que se deben allegar en la etapa precontractual y contractual adoptada como mecanismo de control interno por la Secretaria General y Jurídica y aplicada a los 34 contratos celebrados durante el trimestre. 3. 3A- Descripción del Hallazgo El numeral 10 del Reglamento interno de contratación (Acuerdo JD 017/13) estableció los requisitos documentales mínimos para la elaboración de los contratos, para el caso el Certificado de paz y salvo de aportes a seguridad social y parafiscal no fue aportado con la propuesta. Se realizara el procedimiento respectivo para la contratación cumpliéndose con los requisitos establecidos en el numeral 10 del reglamento interno de contratación.

10 Se elaboraron 34 contratos en el segundo trimestre del año 2016, los cuales se suscribieron teniendo en cuenta los requisitos mínimos establecidos en el Reglamento interno de Contratación y verificados mediante la lista de chequeo. En la actualidad existe una lista de chequeo que permite la verificación de cada uno de los documentos que se deben allegar en la etapa precontractual y contractual adoptada como mecanismo de control interno por la Secretaria General y Jurídica y aplicada e los 34 contratos celebrados durante el trimestre. 4A - Descripción del Hallazgo (4) La designación del Supervisor, para este caso el Subgerente Comercial, se comunica hasta el 11 de noviembre de 2014, sin embargo el acta de inicio suscrita entre el contratista y el Supervisor data del 4 de noviembre de 2014, época para la cual no se había notificado su nominación y funciones de supervisor del contrato 306/14, hechos que evidencian falta de control interno conforme con el manual de procedimiento establecido por la empresa. Ingreso oportuno de los documentos que integran cada contrato. Se elaboraron 34 contratos en el segundo trimestre del año 2016, los cuales se suscribieron teniendo en cuenta los requisitos mínimos establecidos en el Reglamento interno de Contratación y verificados mediante la lista de chequeo Observaciones. En la actualidad existe una lista de chequeo que permite la verificación de cada uno de los documentos que se deben allegar en la etapa precontractual y contractual adoptada como mecanismo de control interno por la Secretaria General y Jurídica y aplicada e los 34 contratos celebrados durante el trimestre.. 5A - Descripción del Hallazgo (5) Partiendo de la premisa contable de que todos los bienes adquiridos por la empresa se deben ingresar al almacén, con el fin de revelar los hechos económicos y facilitar la toma de decisiones, dentro de la gestión documental del proceso contractual no se evidencia la aplicación del procedimiento de ingreso de los bienes al Almacén (ingreso de inventario físico de los productos alimenticios) derivado del contrato evaluado.. Cuando el objeto contractual se refiera al suministro de alimentos, la profesional de almacén previa verificación de entrega por parte del contratista, realizará la certificación correspondiente y remitirá soporte a la Secretaría General y Jurídica. Observaciones. En el primer trimestre y segundo trimestre del 2016 se identificó que la empresa cuenta con un software contable PIMISYS el cual ha permitido que se establezcan controles internos en la Secretaria Jurídica de la empresa, así como

11 también en contabilidad, verificándose que para este tipo de contratos se haya efectuado el ingreso al almacén de los alimentos adquiridos. 5-5A Descripción del Hallazgo. (5) Partiendo de la premisa contable de que todos los bienes adquiridos por la empresa se deben ingresar al almacén, con el fin de revelar los hechos económicos y facilitar la toma de decisiones, dentro de la gestión documental del proceso contractual no se evidencia la aplicación del procedimiento de ingreso de los bienes la Almacén (ingreso de inventario físico de los productos alimenticios) derivado del contrato evaluado.. Se realizara el control de entrada y salida de estos productos por el área de almacén. Observaciones. En el primer trimestre y segundo trimestre del 2016 se identificó que la empresa cuenta con un software contable PIMISYS el cual ha permitido que se establezcan controles internos en la Secretaria Jurídica de la empresa, así como también en contabilidad, verificándose que para este tipo de contratos se haya efectuado el ingreso al almacén de los alimentos adquiridos. 6-6A Descripción del Hallazgo.(6) Se evidencia debilidad en la composición de la requisición al haberse establecido pactar la constitución de garantía cuyo amparo fue analizado solo para el cumplimiento del contrato, dejando de lado otros amparos que resultaban importantes como el de calidad del bien y el de correcto funcionamiento, tratándose de una máquina de características especiales.. Ampliación de garantías de acuerdo al objeto contractual. En el segundo trimestre se celebraron 34 contratos de los cuales se solicitaron póliza de cumplimiento a 27 contratos; a los contratos de prestación de servicios de los profesionales a pesar de no superar la cuantía establecida en el reglamento interno de contratación, y a los contratos de suministro con el fin de garantizar la calidad del bien suministrado. Observaciones: De los 34 contratos celebrados en el segundo semestre, aparecen 14 contratos de suministro a los cuales se le solicitaron póliza de cumplimiento y el amparo de la calidad del bien suministrado. 7-7A Descripción del Hallazgo. Los contratos 263 y 285 de 2014 pactaron dentro de las obligaciones del Contratista (clausula 6-e) Aportar y tener vigentes las pólizas de responsabilidad civil contractual y extracontractual, las cuales no se evidencian como aportadas dentro de la gestión documental del contrato.

12 (Subraya la Contraloría). En los contratos de alquiler de vehículos, se solicitará al contratista además del SOAT vigente, las pólizas de responsabilidad civil y extracontractual y se tendrá la entrega de las mismas como requisito de perfeccionamiento y ejecución del contrato : En el segundo trimestre de 2016 se suscribió un contrato de alquiler de vehículos, para lo cual se hace la aclaración de que el contratista aportó la póliza de responsabilidad civil extracontractual. 8-8A Descripción del Hallazgo. Existe debilidad en la composición del estudio de necesidad o requisición y en el informe de seguimiento del Supervisor designado Vicente García Parra quien certificó a través de los informes el cumplimiento de la anterior obligación, evidenciando que no se realiza este ejercicio acorde con la función encomendada. Profundizar la justificación del bien o servicio presentada en la requisición para el caso de alquiler de vehículos. Así mismo, se deberá exigir a los contratistas de alquiler de vehículos que en la presentación de sus informes, bitácora o planilla que soporte las actividades de desplazamiento realizadas, fechas de las mismas, objeto, lugar y responsable del desplazamiento. En la actualidad la ENERGUAVIARE S.A E.S.P. cuenta con un software para contratación denominado PIMISYS UNION PAPIRO, que permite a cada jefe de área realizar requerimientos y una vez subida la requisición al sistema requiere de aprobación de la Secretaria General y Jurídica, donde se revisa que la requisición cumpla con los requisitos mínimos, en el evento de encontrar una inconsistencia se le solicita al jefe de área que realice la respectivas correcciones o en su efecto atienda las sugerencias pertinentes de la misma manera el supervisor del contrato tiene que subir al sistema el informe de actividades del contratista. En el segundo trimestre de 2016 se suscribió un contrato de alquiler de vehículos, el cual se ha venido cancelando según lo estipulado en la forma de pago, en el cual se anexan el informe del supervisor y del contratista con planilla de desplazamientos y actividades. 9 9A Descripción del Hallazgo. El contrato pactó como forma de pago (clausula 3) girar el valor del 50% a título de anticipo, sin embargo dentro de las garantías exigidas no se requirió el amparo del mismo, con el fin de mitigar el riesgo de pérdida o mal uso de los recursos públicos.

13 . Solicitar el amparo de buen manejo y correcta inversión del anticipo en aquellos contratos que en su forma de pago quede establecido anticipo En el segundo trimestre del 2016 se realizaron 34 contratos, de los cuales a los que se pactaron giro de anticipo, se le solicito al contratista en la póliza el amparo de buen manejo y correcta inversión del anticipo En todos los contratos que requiera anticipo se estableció que era de carácter obligatorio exigir el amparo de buen manejo del anticipo 10-1A Descripción del Hallazgo. En la revisión de la información se observa que el Anexo 2, los saldos registrados no son concordantes con el anexo 1 y con los registrados en los libros en cuanto a la cuenta 27 en el registro de lo corriente y no corriente, también se observa que la sumatoria del pasivo corriente no es concordante con la registrada en el anexo 2.. Tener un control eficiente y eficaz al momento de realizar los informes y que los valores sean los concordantes. Avance: 100% Se realizaran controles de las cuentas individualmente y se validaran con los balances En los procesos que se realizan en la conformación de los informes se pueden presentar errores involuntarios de digitación, pero la empresa en lo relacionado con los informes del periodo 2015, no presento errores. 11-1A Descripción del Hallazgo. Planeación Ambiental: La entidad no cuenta con un plan de acción dirigido a la vigilancia y seguimiento de la gestión ambiental.. Elaboración de un plan de acción dirigido a la vigilancia y seguimiento de la gestión ambiental Avance: 90% Un plan de acción ambiental. En la actualidad existe el Plan de Acción de Gestión Ambiental el cual debe ser aprobado en reunión de Comité de Calidad y MECI, conjuntamente con los demás documentos y avances que se tienen en el sistema de gestión ambiental, adoptado por la empresa bajo la NTC ISO 14001: A Descripción del Hallazgo No hubo actividades de control en cumplimiento de las exigencias ambientales o sobre la ejecución de proyectos que incluyeran el componente por parte de la oficina de control interno. La empresa no ha establecido programas de autocontrol

14 como, reportes ambientales periódicos o monitoreos. No se han practicado auditorías ambientales.. Establecer actividades de control ambiental, en las auditorías que se programen para evaluar el sistema de control interno implementado en la empresa de conformidad a los estatutos de constitución y la Ley 142 de 1994 Avance: 0%. A la fecha no se ha realizado la acción correctiva por parte del Profesional 02 de Control Interno, ya que el cargo fue proveído hasta el 1 de julio del presente año; es de anotar que la Junta Directiva le ordenó al Gerente de la empresa la contratación para ese cargo con un profesional idóneo que actuara con criterio de independencia, situación que se desconoció, generando que ENERGUAVIARE SA ESP se quedara sin auditoria interna seis meses, violándose lo estipulado en la Ley 142 de 1994 y los Estatutos de Constitución de la Sociedad. 13-1A Descripción del Hallazgo Legalidad: Con una calificación parcial de 50,9 puntos es la que presenta mayores deficiencias ya que no se está cumpliendo en forma debida con lo establecido en el Decreto 2573 de GOBIERNO EN LINEA. En efecto, se pudo establecer que en la página web empresarial solo existen seis links de acceso a información muy limitada, ellos son: Nuestra empresa, Servicio al cliente, Fundación Energuaviare, Proyectos y Contratación. La entidad aún no ha habilitado los links básicos para proveer en línea información, junto con esquemas de búsqueda. La información, en su mayoría, se mantiene estática y no existe interacción en línea sino una relación unidireccional. La información relacionada con el Portal del Estado Colombiano (PEC) no está actualizada y se limita al direccionamiento de entidades directamente relacionadas con la actividad misional, pero no hay enlaces con entes de control, entre otros que deberían ser de fácil acceso.. ENERGUAVIARE SA ESP, habilitará los links básicos para proveer la información de conformidad con lo establecido en el Decreto 2573 de Gobierno en Línea Avance: 70% Configurar el portal web de ENERGUAVIARE adoptando el decreto 2573 de 2014 con loa componentes de gobierno en línea uno TIC para Servicios dos TIC para el Gobierno abierto TIC para la Gestión... El plan de comunicaciones 2016 se encuentra aprobado con la matriz de comunicaciones, así como también se está ajustando la plataforma web de acuerdo a lo establecido por gobierno en línea, faltando requerimientos que contienen información del área comercial y en lo relacionado a temas ambientales.

15 14-1A Descripción del Hallazgo Como ya se ha manifestado en vigencias anteriores y estaba contemplado en el Plan de Mejoramiento suscrito en el 2012 se reitera la necesidad de que se continúe el proceso de depuración contable debido a que las partidas conciliatorias que aun presenta esta cuenta son de elevada antigüedad. Se seguirá realizando el proceso de depuración contable Avance: 80%. Teniendo en cuenta que lo establecido en la acción correctiva hace parte del ciclo contable y aunque en el primer trimestre del presente año se había relacionado una reunión del Comité de Saneamiento Contable para el mes de mayo, la cual no fue necesaria, ya para el segundo trimestre se identificó que el ejercicio se efectuó por parte de la oficina de contabilidad. 15-2A Descripción del Hallazgo De los 26 hallazgos evidenciados dentro del proceso auditor en la modalidad exprés, realizado durante la vigencia 2014, se suscribió un Plan de Mejoramiento que contenía las acciones a mejorar para la vigencia 2015, de ellas fueron cumplidas totalmente 25, sin embargo no ha sido efectiva 1 de las acciones de mejoramiento (N 26). A continuación se presenta el hallazgo que fue objeto de incumplimiento parcial:. Realizar la ejecución de los recursos para cada vigencia del PGR de conformidad a la programación presupuestal de ingresos y gastos mensual, así como también de conformidad al POA y POAI de la empresa Avance: 71.58% acumulado enero a junio 2016 De acuerdo con el avance realizado al periodo abril- junio de 2016 la empresa ha realizado una ejecución del 45.82% de su plan de inversión dando cumplimiento al plan de acción aprobado para la vigencia. De acuerdo con el seguimiento realizado al periodo abril - junio de 2016, la empresa ha realizado una ejecución del 45.82%de su plan de inversión, 16-1A Descripción del Hallazgo Dada la interrupción en la implementación del modelo algunos de los productos aún no están adoptados o ni siquiera implementados, por lo tanto es imperativo darle continuidad al proceso de manera inmediata con el fin de que no se vea afectado el desarrollo de los componentes de los sistemas y subsistemas. Implementar en la empresa la administración del riesgo con todos sus componentes de conformidad al modelo estándar de control interno MECI 2014 Avance: 0%

16 . Se está trabajando en la implementación del componente de la administración del riesgo, el cual será presentando al comité de MECI-Calidad para aprobación y al ente de control para cumplimiento de la acción correctiva. 17-1A Descripción del Hallazgo Hallazgo 26 Avance de cumplimiento 57%: Se evidencia falta de planeación en el flujo de inversiones de la empresa ya que no fue iniciada oportunamente la ejecución de la inversión lo que produjo fallas, entre otras, con una torre ubicada en la localidad de Puerto Colombia que colapsó. Igualmente ocurrió con la contratación de la actualización de la información de usuarios de la empresa ocasionando posible desinformación y desactualización de la misma con las debidas consecuencias para el desarrollo de los objetivos misionales de la empresa.(hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria). Realizar seguimiento periódico a la ejecución del PGR, con el fin de establecer el avance en el cumplimiento de las metas propuestas para cada vigencia. Se realizó seguimiento trimestral a la ejecución del PGR. Se debe tener en cuenta que la acción que configuró el hallazgo ya se superó, por cuanto ENERGUAVIARE S.A. ESP formuló el proyecto para el traslado del eje de la línea 115 KV, siendo aprobado por el OCAD REGIONAL el pasado 07 de octubre de 2015 según acta N 010, y actualmente se encuentra contratado en proceso de ejecución. En lo inherente al contrato 200 relacionado con la actualización de la información comercial del usuario las inconsistencias no han sido por falta de seguimiento al PGR, sino porque la información entregada por el contratista relacionada con la ejecución del contrato y recibida a satisfacción por la empresa, carece de veracidad y no es útil para la puesta en marcha del SPARD distribución y comercial. 18-1A Descripción del Hallazgo El sistema contable que maneja la empresa de servicios públicos ENERGUAVIARE no se encuentra integrada entre las áreas siendo el área de contabilidad la encargada de ingresar toda la información Se adquirió el software PIMISYS y SIEC para que la información sea concordante entre el área de contabilidad y comercial. Avance: 25% Se implementó PIMISYS por implementar SIEC. En el trimestre que se evalúa no entro en funcionamiento el Siec, además no se ha dado la respectiva integración.

17 18-1A Descripción del Hallazgo Una vez se revisó el balance general y la información suministrada por el área de almacén se evidencian diferencias las cuales desde auditorias anteriores se identificaron y quedaron establecidas dentro del plan de mejoramiento suscrito en trabajo de campo se pudo evidenciar que la entidad ha iniciado procesos de conciliación entre las áreas pero se debe prestar mayor atención a este proceso de conciliación toda vez que el valor de esta cuenta es significativo en el balance y se viene incumpliendo lo estipulado en los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General de la Nación Por otra parte y teniendo en cuenta la visita realizada al Almacén se pudo observar que se mantienen sin culminar el proceso de depuración contable en lo concerniente al levantamiento de los inventarios reales con que cuenta la entidad Realizar la clasificación y depuración necesaria de los elementos Establecer planes para la recuperación de cartera, implementando estrategias como procesos coactivos, suspensiones, etc. Avance: 100% Un acta e ingreso del inventario físico en PIMISYS. Se realizó levantamiento físico de inventarios de Muebles y Enseres equipo de cómputo equipo de transporte con su respectiva certificación de peritaje con profesionales de la empresa idóneos en su labor en la actualidad se está ingresando el inventario físico en el programa PIMISYS 18-1A Descripción del Hallazgo Con relación a este punto efectivamente se pagó para el mes de abril unos intereses por valor de $ por no pago oportuno APORTE MES DE ABRIL esto se debió a que los pagos relacionados con salario seguridad social a través de tesorería en la plataforma aporte en línea como en este caso se pagan por internet y en el departamento del Guaviare no se cuenta con un buen servicio dificultando el debido proceso Se realizara los pagos más oportunamente sin esperar a que se cumpla la fecha límite de pago además la persona que realiza los pagos a través de plataforma de aportes en línea es la profesional 02 Tesorera cuando se encuentra en plataforma la planilla liquidada y revisada para pagos Avance: 0%. En el trimestre que se evalúa se identificó un nuevo pago extemporáneo por valor de $4000 por concepto de pago ARL contratistas mes de marzo de 2016, ya que se presentaron demoras en oficinas que intervienen en el procedimiento y que ocasionaron que al momento de llegar los documentos soportes a tesorería se haya efectuado el pago extemporáneo. Este valor está cargado contablemente a LUISA FERNANDA RINCON.

18 18 1A Descripción del Hallazgo Según lo expresado en esta respuesta se afirma la deficiencia en la consolidación de la información presupuestal cuya columna PRESUPUESTO INICIAL se modifica cada vez que el presupuesto de la entidad es objeto de esto lo cual no es congruente con el acto de aprobación del presupuesto inicial cuyo valor deberá mantenerse en el transcurso de todo el periodo fiscal y sus modificaciones se deben reflejar en la columna PRESUPUESTO DEFINITIVO como producto de las relaciones aritméticas de las columnas ADICION REDUCCION y TRASLADOS por lo tanto se mantiene el hallazgo administrativo. Al consolidar la información se tendrá en cuenta que cuando se hagan las respectivas modificaciones se realice un control más efectivo y eficaz donde por procedimiento el presupuesto inicial no debe cambiar este valor es aprobado por junta directiva y por el Confis departamental Al realizar los informes se espera tener mayor concordancia con la información obtenida y que concuerde con el producto final objeto de entrega Avance: 100% Con la implementación del software PIMISYS se ha logrado la ejecución tanto de los ingresos como los gastos comprendido entre el primero de enero de 2016 hasta la actualidad sin modificar el presupuesto inicial aprobado por la Junta Directiva el CONFIS. Es de anotar que el sistema cuenta con una parametrización no permite que cualquier usuario pueda modificar los valores del presupuesto de igual forma cuenta con un módulo de auditoria donde se puede evidenciar quien realiza los procesos y si estos no son permitidos de esta forma se asegura que no se realicen procedimientos sin la autorización y soportes correspondientes. 18 1A Descripción del Hallazgo Entre las áreas de Comercial y Contabilidad se evidencia que el módulo de facturación no se encuentra en interfaz para aplicar de forma directa las operaciones de contabilización de la cartera facturada en cada periodo lo cual señala deficiencias administrativas en la ambientación y de los módulos software adquiridos para este fin cuya inversión viene resultando onerosa para la empresa y la desatención puede ser causal de un presunto daño al patrimonio de ENERGUAVIARE SA ESP Se contrató la compra de un software financiero y un software comercial con el fin de que la información entre las dos áreas sea más eficiente y directa con esto se eliminan los procesos adicionales disminuyendo lo errores y diferencias entre los datos de las dos áreas. Avance: 25% En el trimestre que se evalúa se identificó que el software SIEC no estaba en funcionamiento; más sin embargo se sigue contabilizando por PIMISYS y se

19 cuenta con un acta de una reunión celebrada en diciembre del año 2015, donde participaron la Subgerencia Financiera, Comercial y Revisor Fiscal relacionada con la conciliación de la cartera por parte de la Subgerencia Comercial a diciembre de 2015, en aras de depuración. Se pretende que a julio 30 de 2016 y ya entrando en funcionamiento el SIEC se depuren diferencias que puedan llegar a existir. 18 1A Descripción del Hallazgo De acuerdo a las facultades estatutarias Articulo Vigésimo Tercero literal A. Lo cual determina las políticas, planes y programas que deben ser ejecutados por la sociedad para el cumplimiento del objeto social para lo cual dentro de las practicas especificas se adopta la política contable y es cuando la junta directiva de la empresa ENERGUAVIARE S.A ESP aprobó la política y prácticas contables el 25 de mayo del año 2011 y determino que en la provisión para protección de cartera de energía se realizara por el método de provisión individual aplicando el 33% a las deudas con edad superior a 12 meses. Avance: 100% Con respecto a la aplicabilidad de la provisión de cartera esta se está realizando en un 100% En el trimestre que se evalúa se identificó que la política se está cumpliendo de acuerdo a lo ordenado por la Junta Directiva de la empresa. 18 1A Descripción del Hallazgo Una vez revisada la cuenta y tomando como base la información reportada en el área de contabilidad y en el área de cartera se puede observar que los saldos no son concordantes entre las áreas, es importante que se realice un seguimiento y monitoreo a la cartera, toda vez que la mayor a 360 días su saldo es bastante significativo en los estados financieros de la entidad. Avance: 25% En el trimestre que se evalúa se identificó que el software SIEC no estaba en funcionamiento; más sin embargo se sigue contabilizando por PIMISYS y se cuenta con un acta de una reunión celebrada en diciembre del año 2015, donde participaron la Subgerencia Financiera, Comercial y Revisor Fiscal relacionada con la conciliación de la cartera por parte de la Subgerencia Comercial a diciembre de 2015, en aras de depuración. Se pretende que a julio 30 de 2016 y ya entrando en funcionamiento el SIEC se depure por completo la cartera, para que se mitiguen diferencias.

20 18 1A Descripción del Hallazgo El sistema contable que maneja la empresa de servicios públicos ENERGUAVIARE no se encuentra integrado entre las áreas, observándose que el área de contabilidad es la encargada de ingresar todo la información. Se contrató la compra de un software financiero y un software comercial con el fin de que la información entre las dos áreas sea más eficiente y directa con esto se eliminan los procesos adicionales disminuyendo lo errores y diferencias entre los datos de las dos áreas Avance: 25% Con los software adquiridos se está logrando integrar estas dos áreas y de esta forma desaparecer las diferencias que se presentan en la información de recaudo y de cartera 19 1A Descripción del Hallazgo Al analizar el comportamiento en la ejecución del recaudo contra la ejecución de gastos y reservas en las últimas tres vigencias se concluye que la tendencia es decreciente. La tabla siguiente comprueba de manera contundente la situación que se presentó en las vigencias 2012 a 2014 donde se pasó de ejecuciones de 136,2% en 2012 a apenas un 84,04% en Se concluye que la administración para las tres últimas vigencias presentó una tendencia negativa en la gestión del recaudo y su ejecución de gastos. Establecer planes para la recuperación de cartera, implementando estrategias como procesos coactivos, suspensiones, etc. Se ha intensificado la ejecución de suspensiones a usuarios morosos de 300 actas a 1253 actas de corte Se han implementado campañas publicitarias Pagar con ENERGUAVIARE si Paga No se cuelgue en el Pago ni a la Red, se ha adelantado procesos cobro persuasivo con jurídica y se han adelantado once procesos ejecutivos. 20 2A Descripción del Hallazgo Aleatoriamente se revisó la expedición evidenciándose que faltan los consecutivos N 16, 75, 86, 87, 140 a 144, 171, 201, 202, 230, 365, 434, 440, 441, 487, 782 a 785, 849, 965, 966, 968, 1014, 1242, 1243 y 1384 de Certificados de Disponibilidad, y los consecutivos N 12, 64, 379, 469, 539, 625, 733, 868, 910 a 912, 914, 979, 1177, 1219, 1263, 1431 a 1433 de Registro Presupuestal. Revisando el software sp6 los consecutivos tanto de certificados de disponibilidad presupuestal como de registros presupuestales que están como faltantes, en el sistema aparecen en el reporte de certificados anulados o grabados por tanto no afectan el valor general de la ejecución de gastos.

21 Con el software PIMISYS se subsano este inconveniente por cuanto no permite dejar vicios o espacios en los consecutivos En el trimestre que se evalúa se identifica el control de registros con la aplicación del nuevo software PIMISYS al momento de expedir los CDP y RP, generando un consecutivo en cuanto a la expedición de estos documentos, dando un orden y que no se presentan faltantes en los consecutivos AUDITORIA ESPECIAL 2015 AVANCE SEGUNDO TRIMESTRE 2015, - HALLAZGOS Y AVANCE 1 1A 1 - Descripción del Hallazgo El formato de requisición hace referencia a un contrato de suministro cuando en realidad se trata de un contrato de obra. Tener un control eficiente y eficaz al momento de realizar las requisiciones con el fin de identificar la modalidad de contratación a realizar con el fin de evitar riesgos de hechos económicos irreales, que expongan a la empresa a actividades no concordantes con el contexto normativo. Se elaboraron 34 contratos en el segundo trimestre del año 2016, los cuales se suscribieron teniendo en cuenta los requisitos mínimos establecidos en el Reglamento interno de Contratación y verificados mediante la lista de chequeo En la actualidad existe una lista de chequeo que permite la verificación de cada uno de los documentos que se deben allegar en la etapa precontractual y contractual adoptada como mecanismo de control interno por la Secretaria General y Jurídica y aplicada a los 34 contratos celebrados durante el trimestre. 2 2A 5 Descripción del Hallazgo En el formato de requisición se establece en el literal b del numeral 2 Factores de Selección del Contratista que debe contar con experiencia de 2 años como mínimo para cumplir con el objeto contractual, sin embargo se evidencia que el profesional contratado no cumple con el requisito ya que se graduó como profesional el 20 de diciembre de 2014, es decir apenas tenía 3 meses de graduado como Administrador de Empresas. Verificación de los requisitos mínimos para la celebración de los contratos, conforme al numeral 10 del Reglamento Interno de Contratación y lo establecido en la necesidad del bien o servicio.

22 Se elaboraron 34 contratos en el segundo trimestre del año 2016, los cuales se suscribieron teniendo en cuenta los requisitos mínimos establecidos en el Reglamento interno de Contratación y verificados mediante la lista de chequeo En la actualidad existe una lista de chequeo que permite la verificación de cada uno de los documentos que se deben allegar en la etapa precontractual y contractual adoptada como mecanismo de control interno por la Secretaria General y Jurídica y aplicada a los 34 contratos celebrados durante el trimestre. 3 3A 6 - Descripción del Hallazgo Sin comunicación escrita del Gerente designando comité evaluador ni evaluación de la única oferta (Ver Normatividad Contractual Núm. 3 AJD 017/13) Verificación que los soportes contractuales de cada contrato sean archivados oportunamente. Avance: 100% En la actualidad existe una lista de chequeo que permite la verificación de cada uno de los documentos que se deben allegar en la etapa precontractual y contractual adoptada como mecanismo de control interno por la Secretaria General y Jurídica y aplicada a los 34 contratos celebrados durante el trimestre. Con el fin de mejorar, se modificó la carta donde el gerente solicita la elaboración del Documento Base de Invitación "DBI", en esta se incluyó la asignación del comité evaluador. 4 4A 7 - Descripción del Hallazgo El manual de contratación estableció en el Parágrafo del numeral 17 PAGO DE ANTICIPO que no se podrá girar en favor de El Contratista suma de dinero adicional alguna, hasta tanto el mismo no demuestre la amortización total del valor recibido a título de anticipo. Para este caso se otorgó un anticipo de $80 millones (40%), y al efectuarse un primer pago parcial por valor de $ correspondiente a la factura No.1069 expedida el 2 de julio de 2015, donde la empresa giró a favor del contratista la suma de $60 millones, es decir, solo amortizó la suma de $40 millones que corresponde al 50% del anticipo, lo cual resulta contrario a lo normado. Tener un control eficiente y eficaz al momento de realizar la requisición y la contratación con el fin de establecer el procedimiento en el momento de amortizar un anticipo, con el fin de cumplir lo expuesto el parágrafo del numeral 17 PAGO DE ANTICIPO que no se podrá girar en favor de El Contratista suma de dinero adicional alguna, hasta tanto el mismo no demuestre la amortización total del valor recibido a título de anticipo y de esta forma evitar un posible detrimento patrimonial a la empresa.

23 En el segundo trimestre del 2016 se realizaron 34 contratos, de los cuales a los que se pactaron giro de anticipo, se le solicito al contratista en la póliza el amparo de buen manejo y correcta inversión del anticipo Una vez verificada la forma de pago en las requisiciones por parte del área jurídica se procede a realizar los procesos de contratación de esta forma se especifica que todos aquellos contratos que por sus características requieran que se les gire un anticipo no se les realicen más giros hasta que amorticen en un 100% el anticipo. 5 5A 8 Descripción del Hallazgo El manual de contratación estableció en el Parágrafo del numeral 17 PAGO DE ANTICIPO que no se podrá girar en favor de El Contratista suma de dinero adicional alguna, hasta tanto el mismo no demuestre la amortización total del valor recibido a título de anticipo. Para este caso se otorgó un anticipo de $60 millones (30%), y al efectuarse una primera entrega parcial por valor de $ correspondiente a la factura No expedida sin fecha, donde la empresa giró a favor del contratista la suma de $ ,76, es decir, solo amortizó la suma de $ que corresponde al 14% del anticipo. Igual practica ocurre con la factura 1335 del 19 de octubre de 2015 donde solo se amortiza una parte del anticipo y se ordena el pago de recursos sin haberse cumplido con la amortización total del anticipo, lo cual resulta contrario a lo normado. Tener un control eficiente y eficaz al momento de realizar la requisición y la contratación con el fin de establecer el procedimiento en el momento de amortizar un anticipo, con el fin de cumplir lo expuesto el parágrafo del numeral 17 PAGO DE ANTICIPO que no se podrá girar en favor de El Contratista suma de dinero adicional alguna, hasta tanto el mismo no demuestre la amortización total del valor recibido a título de anticipo y de esta forma evitar un posible detrimento patrimonial a la empresa. En el segundo trimestre del 2016 se realizaron 34 contratos, de los cuales a los que se pactaron giro de anticipo, se le solicito al contratista en la póliza el amparo de buen manejo y correcta inversión del anticipo Una vez verificada la forma de pago en las requisiciones por parte del área jurídica se procede a realizar los procesos de contratación de esta forma se especifica que todos aquellos contratos que por sus características requieran que se les gire un anticipo no se les realicen más giros hasta que amorticen en un 100% el anticipo. 6 6A 9 - Descripción del Hallazgo El manual de contratación estableció en el Parágrafo del numeral 17 PAGO DE ANTICIPO que no se podrá girar en favor de El Contratista suma de dinero adicional alguna, hasta tanto el mismo no demuestre la amortización total del valor recibido a título de anticipo. Para este caso se otorgó un anticipo de $ (30%), y al efectuarse una primera entrega parcial por valor de $

24 correspondiente a la cuenta de cobro del mes de junio de 2015, sin día, donde la empresa giró a favor del contratista la suma de $ , es decir, solo amortizó la suma de $ que corresponde al 50% del anticipo, lo cual resulta contrario a lo normado. Tener un control eficiente y eficaz al momento de realizar la requisición y la contratación con el fin de establecer el procedimiento en el momento de amortizar un anticipo, con el fin de cumplir lo expuesto el parágrafo del numeral 17 PAGO DE ANTICIPO que no se podrá girar en favor de El Contratista suma de dinero adicional alguna, hasta tanto el mismo no demuestre la amortización total del valor recibido a título de anticipo y de esta forma evitar un posible detrimento patrimonial a la empresa. En el segundo trimestre del 2016 se realizaron 34 contratos, de los cuales a los que se pactaron giro de anticipo, se le solicito al contratista en la póliza el amparo de buen manejo y correcta inversión del anticipo Una vez verificada la forma de pago en las requisiciones por parte del área jurídica se procede a realizar los procesos de contratación de esta forma se especifica que todos aquellos contratos que por sus características requieran que se les gire un anticipo no se les realicen más giros hasta que amorticen en un 100% el anticipo. 7 6A 10 - Descripción del Hallazgo La cláusula DECIMA QUINTA pacto en el parágrafo primero la constitución de la póliza dentro de los 5 días siguientes a la suscripción del contrato, y una vez verificado los documentos aportados (18 nov/15) no se ha llenado este requisito dentro del plazo otorgado al no encontrarse la póliza dentro de la gestión documental del contrato evaluado. Verificación del cumplimiento de requisitos de perfeccionamiento y ejecución de los contratos. En el segundo trimestre se celebraron 34 contratos de los cuales se solicitaron póliza de cumplimiento a 27 contratos, Una vez firmado el contrato se le informa al contratista que debe allegar la póliza con el recibo pago dentro de los 5 días siguientes a la suscripción del contrato, de lo contrario se hará efectiva la cláusula pecuniaria. De la misma manera se hace la observación en la lista de chequeo. 8 8A 11 - Descripción del Hallazgo La cláusula DECIMA QUINTA pacto en el parágrafo primero la constitución de la póliza dentro de los 5 días siguientes a la suscripción del contrato, y una vez verificado los documentos aportados (18 nov/15) no se cumple con este requisito

25 dentro del plazo otorgado, toda vez que la póliza fue aprobada solo hasta el 22 de octubre de 2015, habiéndose suscrito el 11 de agosto de Verificación del cumplimiento de requisitos de perfeccionamiento y ejecución de los contratos. En el segundo trimestre se celebraron 34 contratos de los cuales se solicitaron póliza de cumplimiento a 27 contratos, Una vez firmado el contrato se le informa al contratista que debe allegar la póliza con el recibo pago dentro de los 5 días siguientes a la suscripción del contrato, de lo contrario se hará efectiva la cláusula pecuniaria. De la misma manera se hace la observación en la lista de chequeo. 9 9A 12 - Descripción del Hallazgo Según la requisición del 9 de junio de 2015, la empresa opera bajo el sistema de información NOVA, el cual va a ser remplazado en toda su estructura financiera (presupuestal, contable) y administrativa por un nuevo software que se haya analizado y cuantificado la relación costo - beneficio frente a la inversión de los recursos públicos que fueron destinados al anterior aplicativo ni las razones de justificación de la necesidad para la toma de decisiones. Tener un control eficiente y eficaz al momento de realizar las requisiciones con el fin de identificar la necesidad de contratación a realizar con el fin de evitar riesgos de hechos económicos irreales y determinar decisión acertadas en términos de oportunidad, evitando que se exponga a la empresa a actividades no concordantes con el contexto normativo. Bajo la nueva estructura del sistema PIMISYS las requisiciones que se han cargado al sistema en el segundo trimestre de 2016, han sido revisadas por el área jurídica cumpliendo con los parámetros establecidos por los procesos de contratación establecidos en el reglamento interno de contratación de la empresa A 12 - Descripción del Hallazgo La propuesta del oferente ganador se realizó por la suma de $ , sin embargo el contrato se celebró por $ y se ratifica con el otrosí suscrito el 17 de junio de 2015, entre tanto, el registro presupuestal se expidió por $ , resultando diferencias en el transcurso del proceso precontractual y contractual. Revisión y control del paso a paso al procedimiento de contratación Se elaboraron 34 contratos en el segundo trimestre del año 2016, los cuales se suscribieron teniendo en cuenta los requisitos mínimos establecidos en el